Bewerbung per E-Mail: 7 Tipps für die ideale Form

Gehört das Anschreiben bei der Bewerbung per E-Mail eigentlich in das Textfeld oder in den Anhang? Was schreibt man in den Betreff und wie groß darf überhaupt der Anhang sein? Bei einer E-Mail-Bewerbung gibt es vieles zu beachten und auch die eine oder andere Stolperfalle. Denn gerade die Form kann bei dieser Bewerbungsart das Zünglein an der Waage sein. Wir haben 7 Tipps zusammen gestellt, die auch als Checkliste genutzt werden können, damit man nichts vergisst.

Checkliste für die Bewerbung per E-Mail:

• Die E-Mail-Adresse

Adressen wie alles_matze@xyz.de oder Herzchen80@xyz.de sind für eine Bewerbung per E-Mail natürlich nicht geeignet. Insgesamt gilt: Der Absender sollte mithilfe der Adresse klar identifiziert werden können. Im Idealfall besteht diese aus Vor- und Nachname, z. B. anna.mueller@xyz.de oder mueller_anna@xyz.de. Sollte die Vor- und Nachname-Kombination bereits vergeben sein, kann die Adresse auch durch das Geburtsdatum erweitert werden.

• Der Betreff

Die meisten Bewerber schreiben in den Betreff so etwas wie „Bewerbung als Sales Manager“. Das ist zwar nicht falsch, jedoch sollte man stets das Stellenangebot aufmerksam lesen und auf Hinweise zum Betreff achten. Zuweilen ist dort beispielsweise angegeben, dass eine bestimmte Referenznummer genannt werden soll.

Die Zuordnung wird dem bearbeitenden Personalverantwortlichen auch erleichtert, wenn nicht nur die Stellenbezeichnung und/oder Referenznummer, sondern auch der Name des Bewerbers angegeben ist, zum Beispiel „Bewerbung als Sales Manager von Anna Müller“.

• Die Signatur

Im beruflichen Umfeld ist sie ganz selbstverständlich: Die eigene Signatur in der E-Mail. Die wenigsten denken jedoch daran in ihrem privaten Mail-Account, unter der Grußformel und dem Namen die wichtigsten Kontaktdaten wie Adresse und Telefonnummer anzugeben. Die Einrichtung der Signatur kann meist problemlos durchgeführt werden, z. B. unter dem Menü-Punkt Einstellungen oder Optionen. So kann der Personaler den Bewerber direkt anrufen, wenn er eine Frage hat, ohne dazu den Anhang öffnen zu müssen.

• Der Anhang

Bevor man den Anhang erstellt, sollte man sich das Stellenangebot genau anschauen. Dort wird häufig vermerkt, in welchen Formaten die Bewerbung per E-Mail erwünscht ist, wie groß die Datei sein darf und ob alle Dokumente in einer oder mehreren Dateien gespeichert sein sollen. Gängig und in der Regel erwünscht ist der Anhang als ein PDF-Dokument, d. h. der Personaler muss nur eine Datei aus dem Anhang öffnen und hat so alles auf einen Blick. Dabei sollte die Dateigröße 3 MB nicht überschreiten, sofern es dazu keine andere Angabe im Stellenangebot gibt.

• Die Reihenfolge der Dokumente im Anhang

Oft sind Bewerber unsicher, wenn es darum geht, eine Reihenfolge für die Dokumente festzulegen. Es gilt, diese der Wichtigkeit nach zu sortieren, d. h.

Deckblatt – falls vorhanden
Anschreiben
Lebenslauf
Arbeitszeugnis(se)
Schul- und Ausbildungszeugnisse
Wichtige Zertifikate

Tipp: Übrigens sollte man bei jedem einzelnen Dokument per Kopf- oder Fußzeile den Namen und die Kontaktdaten angeben. Denn wird die Bewerbung ausgedruckt, muss jedes Blatt eindeutig einem Bewerber zugeordnet werden können.

• Der Dateiname des Anhangs

Beinah noch wichtiger als der Betreff in der E-Mail ist der Dateiname der hochgeladenen Dokumente. Denn die Anhänge werden durch den Personalberater in der Regel in einen Ordner mit den anderen Bewerbungen gelegt. Das bedeutet, wenn die Datei lediglich mit „Bewerbung als Sales Manager“ gekennzeichnet ist, ist der Personalverantwortliche gezwungen, diese umzubenennen und den Namen hinzuzufügen. Das mag bei einer Bewerbung unproblematisch sein, bei der 50. kann das jedoch schon mal ärgerlich sein.

• Das Anschreiben als Dokument oder in der Mail?

Ob man das Anschreiben als Dokument oder im E-Mail-Textfeld unterbringt, bleibt jedem selbst überlassen. Allerdings sprechen einige Gründe dafür, das Anschreiben den Dokumenten im Anhang beizufügen:

Das Anschreiben kann mit den übrigen Dokumenten leichter ausgedruckt werden.
Überzeugt das Anschreiben nicht zu 100 Prozent, kann der Personaler direkt zum Lebenslauf/zu den Zeugnissen weiterscrollen.
Mit dem Anschreiben als Dokument ergibt sich ein stimmigeres Bild bezüglich Form und Layout.

Im E-Mail-Textfeld genügt es dann, den Empfänger auf den Anhang hinzuweisen, zum Beispiel mit dieser Formulierung:

„Sehr geehrte Frau XY,

anbei finden Sie meine Bewerbungsunterlagen für die Position als Sales Manager. Für Fragen stehe ich Ihnen jederzeit sehr gerne telefonisch unter der … oder per E-Mail zur Verfügung.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen

Anna Müller“

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Bild: Hebi B. | pixabay.com

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