Für mehr Produktivität im Job – den Arbeitstag strukturieren

Du hast 10 unterschiedliche To-Do-Listen, die nach einiger Zeit einfach nicht mehr auffindbar sind? Du siehst bei fünf verschiedenen Plänen, die Projekte nach Wichtigkeit sortieren sollen, nicht mehr durch? Trotz diverser Vorkehrungen schaffst du es nicht, deinen Arbeitsalltag optimal zu strukturieren? Deine Produktivität und Effizienz im Job bleiben langfristig auf der Strecke. Mit den folgenden Tipps schaffst du es, die richtige Methode zu finden, um deinen Arbeitstag optimal zu strukturieren!

Produktivität durch die richtige Methodik

Für optimale Struktur im Arbeitsalltag zu sorgen und dadurch produktiver zu sein ist langfristig eine Challenge. Hierfür gibt es unterschiedliche Methoden, die dabei helfen sollen, mehr Produktivität im Job zu erreichen, strukturierter zu arbeiten und damit mehr Effizienz zu fördern. Zu den beliebten Methoden gehört unter anderem die Eisenhower-Matrix. Diese ist schnell erstellt, schafft einen guten Überblick, hilft beim Priorisieren und steigert damit auch die Produktivität. Für die Eisenhower-Matrix gibt es zwei Kategorien, in welche die zu erledigenden Aufgaben eingeteilt werden sollen: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Durch Erstellung der Matrix ist auf einen Blick ersichtlich, welche Aufgaben zu priorisieren sind. Die wichtigsten Aufgaben sind die, die bei Wichtigkeit und Dringlichkeit gleichermaßen ganz oben stehen. Weitere hilfreiche Methoden, je nach Arbeitstyp, sind zum Beispiel die Getting-things-done-Methode von David Allen oder das Pareto Prinzip.

Hilfreiche Tipps für mehr Produktivität

Neben den verschiedenen Methoden, die es für die optimale Strukturierung des eigenen Arbeitstags gibt, gibt es auch allgemeine hilfreiche Tipps, die wir euch nicht vorenthalten wollen:

• Starte den Tag mit einem reichhaltigen, aber nicht zu umfassenden Frühstück zu Hause. Übersättigt arbeitet es sich nicht so gut, Frühstück auf der Arbeit ist oftmals nicht gerne gesehen und zusätzlich nicht besonders produktiv
• Plane und strukturiere deinen Tag (egal ob mit oder ohne Methode). Lege mindestens fest, welche Aufgaben an diesem Tag auf jeden Fall zu erledigen sind.
• Schaffe einen positiven Ausgleich zwischen konzentrierter Arbeitszeit und Pausen (die zum Beispiel für das Lesen von Mails etc. genutzt werden können). Studien zeigen auf, dass die effektive Konzentrationsphase maximal eine Stunde anhält. Eine kleine Pause zwischendurch hilft dabei, danach konzentriert weiterzuarbeiten.
• Zwinge dich nicht zur Konzentration oder bis zur unausweichlichen Müdigkeit durchzuarbeiten. Mit kleinen Pausen wird die effektive Arbeitszeit effizienter genutzt.
• Lange Pausen sind in jedem Fall fernab des Arbeitsplatzes zu genießen. Auf diese Weise wird Erholung und Ablenkung geschaffen.
• Ein aufgeräumter Schreibtisch wirkt wunder, wenn es darum geht, sich selbst und seinen Arbeitsalltag optimal zu strukturieren

Auf das richtige Zeitmanagement kommt es an

Wem diese Tipps und Methoden nicht ausreichen, der sollte mit Kollegen oder Vorgesetzten darüber sprechen, ob diese ein paar wertvolle und umsetzbare Tipps haben. Vielleicht ist es auch sinnvoll eine Schulung zum Thema Zeitmanagement durchzuführen? Um das eigene Zeitmanagement optimal planen zu können ist es mit Sicherheit hilfreich im Vorfeld zu tracken, welche Aufgaben am Tag wie viel Zeit beanspruchen. Um dies zu erfassen kannst du zum Beispiel ein Arbeitstagebuch für dich anlegen. In diesem dokumentierst du, was du in welcher Zeit am Tag erledigt hast. Wenn du nach einigen Tagen oder Wochen einen Überblick hast, dann kannst du anhand der dokumentierten Tagesabläufe direkt einige Lösungen ableiten, um langfristig deine Produktivität zu steigern und das eigene Zeitmanagement zu optimieren.

Titelbild: Adobe Stock; adrian_ilie825