Produktivität im Homeoffice – Tipps für effektives Arbeiten zu Hause
Veröffentlicht am 24.10.2016 |Update vom 24.03.2020
Laut Duden-Definition bedeutet Homeoffice, den „mit Rechner und Kommunikationstechnik ausgestatteten Arbeitsplatz in der eigenen Wohnung“. Viele Arbeitgeber – und wohl gemerkt auch Arbeitnehmer – stehen diesem Konzept mit großer Skepsis gegenüber. Studien zeigen, dass diese Bedenken gegenüber der Produktivität im Homeoffice unbegründet ist. Zumeist arbeiten die Heimarbeiter nämlich sogar deutlich mehr oder länger als ihre Kollegen im Büro. Aber first things first: Wie kann man die Arbeit von zu Hause aus effizient gestalten, ohne sich ablenken zu lassen?
Pro & Contra beim Homeoffice
Die Arbeit von zu Hause bietet sowohl Vor- als auch Nachteile. Zum einen spart man Zeit und oft auch Geld, man muss sich an keine Kleiderordnung halten und kann seinen Tag flexibler gestalten. Gleichzeitig jedoch fällt es vielen Menschen schwer, sich im Homeoffice zu konzentrieren. Verführerische Ablenkung durch Mitbewohner, Haushaltsaktivitäten oder das Internet werden von vielen immer wieder als Bremsen im Homeoffice genannt. Die Arbeitsleistung am Heimarbeitsplatz ist natürlich dennoch individuell zu beurteilen. Wer beispielsweise dazu neigt, sich schnell ablenken zu lassen, braucht eventuell länger, um seine täglichen Aufgaben zu erledigen. Anderen fällt es vielleicht schwerer, sich in den eigenen vier Wänden konstant zu motivieren. So kann die Produktivität im Homeoffice auf Dauer nachlassen. Oft genügen jedoch schon wenige Maßnahmen, um Zuhause konzentrierter und effizienter zu arbeiten.
Was tun, um die Produktivität im Homeoffice zu steigern?
1. Arbeitsplatz vom privaten Bereich trennen
Gerade in Zeiten, wo das Homeoffice nicht nur für ein paar Tage, sondern für mehrere Wochen oder Monate geplant ist, gilt es einige Vorkehrungen zu treffen. Um in dieser Zeit tatsächlich produktiv arbeiten zu können, sollte der Arbeitsplatz zu Hause gut platziert und eingerichtet sein. Ablenkungen lauern im Homeoffice überall dort, wo es zu viele Verknüpfungen mit dem privaten Bereich gibt. Das betrifft etwa den Fernseher, der zwar ausgeschaltet, aber in Sichtweite steht, die Spielekonsole, das Tablet oder auch das Smartphone. Wer sein Homeoffice im Wohnzimmer unterbringen muss, kann beispielsweise mit einem Bücherregal oder einem Paravent als Sichtschutz Abhilfe schaffen.
2. Gute Arbeitsbedingungen schaffen
Natürlich kann man auch fleißig sein, wenn man eine langsame Internetverbindung hat, einen kleinen Bildschirm, einen wenig ansprechenden Schreibtisch oder einen mehr oder weniger bequemen Bürostuhl. Vor allem dann, wenn das Homeoffice nicht nur temporär, sondern dauerhaft besteht, sollte man jedoch ausreichend Zeit und Geld in die Ausstattung investieren.
Eine hochwertige Einrichtung wirkt sich erheblich auf die Produktivität und auf die Motivation aus, sich morgens an den Schreibtisch zu setzen. Zu guten Arbeitsbedingungen gehört darüber hinaus das richtige Licht. Die richtige Platzierung und Ausrichtung des Schreibtisches sind hier essenziell. Es sollte also weder zu hell noch zu dunkel und der Bildschirm frei von Spiegelungen sein. Ebenso kommt es auf den dazu passenden Bürostuhl, eine ergonomische Ausrichtung des Tischs und der Geräte sowie die technischen Voraussetzungen an.
Wer viel telefoniert, kann sich natürlich auch im Homeoffice eines Headsets bedienen. So kann man zwischendurch auch mal aufstehen.
3. Familie und Freunde instruieren
Wer im Homeoffice arbeitet, hat vielleicht bereits die Erfahrung gemacht, dass Familienmitglieder und Freunde zwischendurch gerne mal vorbeischauen oder anrufen und es als ganz selbstverständlich betrachten, dass man Zeit hat. Schließlich ist man ja Zuhause. Wenn derartiges Verhalten jedoch überhand nimmt, hilft eigentlich nur noch eine sehr deutliche Ansage. Nämlich, dass Arbeitszeit nun mal Arbeitszeit ist, egal ob zuhause oder im Büro. Dass man sich zum Mittag verabreden kann, aber nach einer Stunde wieder an den Arbeitsplatz zurückkehren muss. Und dass man die Zeit, die durch unvorhergesehene Anrufe oder Besuche verloren geht, nachholen muss.
4. Pausen bewusst einhalten
Entgegen der landläufigen Meinung verleitet das Homeoffice viele Arbeitnehmer dazu, eher mehr statt weniger zu arbeiten und Pausen abzukürzen oder ganz auszulassen. Etwa indem man das Mittagessen am Schreibtisch einnimmt. Wer auf kleine Auszeiten verzichtet, muss in Kauf nehmen, dass die Produktivität im Homeoffice früher oder später leidet. Dies gilt auch, wenn Pausenzeiten zwar eingehalten, aber zum Erledigen von Hausarbeit genutzt werden. Um die Konzentration aufrechtzuerhalten, ist es hilfreich, das Büro für die Dauer der Pause zu verlassen und sich beispielsweise etwas die Beine zu vertreten.
Profitipp: Um morgens den Gang zur Arbeit zu simulieren, machen Sie einen Spaziergang um den Block. Frische Luft tut sowieso gut.
5. Kleider machen (arbeitende) Leute
Die Verlockung, einfach den Schlafanzug oder wahlweise den Bademantel anzulassen, ist im Homeoffice unzweifelhaft größer als bei einem Arbeitstag, den man im Büro oder im Außendienst verbringt. Bequemer allemal. Und dennoch: Sich morgens fertig zu machen, also zu duschen, zu frisieren und anständig zu kleiden, hat einen größeren Effekt auf die Produktivität als man meinen mag. Vor allem, wenn es darum geht, Kunden am Telefon zu überzeugen. Das beweisen übrigens auch Studien immer wieder.
6. Kontakt zu den Kollegen halten
Selbstständigkeit, Eigenmotivation und Selbstdisziplin sind ohne Frage tolle Eigenschaften – und im Homeoffice auch dringend nötig. Dennoch sollte man vermeiden, sich abzusondern und nur noch „sein eigenes Ding“ zu machen. Denn mit den Kollegen in regelmäßigem Kontakt zu bleiben, hilft nicht nur dabei, Zugang zu wichtigen Informationen zu haben, sondern auch, die Motivation aufrechtzuerhalten. Dazu müssen es nicht immer fachliche Gespräche sein. Persönlich zum Geburtstag zu gratulieren oder ein bisschen Small Talk zu betreiben, genügt oftmals schon, um beispielsweise rechtzeitig über eine neue Produktschulung oder neue Vertriebspotenziale informiert zu werden.
Hilfreiche Tools für die Arbeit im Homeoffice
Neben einem optimal eingerichteten Arbeitsplatz gibt es unterschiedliche Tools, die dir bei deiner eigenen Produktivität helfen, aber auch bei dem Gefühl, weiterhin in einem Team zu arbeiten und ein gemeinsames Arbeitsziel zu verfolgen.
1. Chat Tools
Damit die Kommunikation im Team weiterhin möglich ist, man sich mit den Kollegen abstimmen und Fragen geklärt werden können, ist die digitale Vernetzung ein wichtiges Thema. Es gibt verschiedene Chat Tools, die die Teamkommunikation im Homoffice unterstützen. Zu diesen Tools gehören u. a.:
➥ Microsoft Teams, Slack, Mattermost
2. Projektmanagement
Für die Produktivität im Homeoffice ist es wichtig, sich seinen Arbeitstag zu strukturieren. Zahlreiche Tools bieten Möglichkeit, das online und übersichtlich zu tun. Viele dieser Tools eignen sich darüber hinaus, online mit Kollegen zusammen zu arbeiten Projektmanagement Tools wie diese sind zum Beispiel:
3. Datenspeicherung und -transfer
Viele Projektmanagement Tools eignen sich neben dem Projektmanagement auch für den Datentransfer. Zur zentralen Speicherung der Daten aus dem Home Office eignen sich zum Beispiel Tools wie Google Drive, wo alle Ergebnisse abgelegt und auch aus dem Homeoffice von Kollegen korrigiert und ergänzt werden können. Für große Daten, die beispielsweise auch nicht per Mail versendet werden können, eignet sich wiederum eine Dropbox oder Datentransfer Dienste wie Wetransfer und Terashare.
4. Fernwartung im Home Office
Doch was, wenn der Arbeitsrechner einen Fehler anzeigt, den man selbst nicht beheben kann oder ein Programm nicht mehr funktioniert? Nein, der Administrator des Unternehmens muss nun keine Hausbesuche machen. Auch hierfür gibt es Tools, mit denen Admins die Fernwartung vom eigenen Homeoffice aus übernehmen können. Zu diesen Tools gehören zum Beispiel:
➥ Teamviewer, Smartsheet, Anydesk Free
5. Tools für mehr Produktivität
Viele der bereits genannten Tools helfen dabei, deine Produktivität im Homeoffice zu unterstützen. Darüber hinaus gibt es außerdem noch Tools, die die produktive Zeit zu Hause messen können. Hier wird beispielsweise gemessen, wie viel Zeit man auf welcher Webseite verbringt. Auch bieten gewisse Tools die Möglichkeit, bestimmte Seiten für einen festgelegten Zeitraum zu blockieren. Auf diesem Weg kann man das unkoordinierte Surfen vermeiden und sich tatsächlich auf die Arbeit konzentrieren. Tools, die dabei unterstützen, sind zum Beispiel:
➥ Rescue Time, Stay Focusd, Manic Time
Letztlich alles eine Frage der Einstellung
Selbst, wenn man all diese Tipps berücksichtigt und geeignete Tools benutzt, ist der letzte und womöglich wichtigste Punkt, dass man folgendes verinnerlicht: Ein Arbeitstag im Homeoffice ist ein normaler Arbeitstag, so wie im Büro auch. Dementsprechend sollte er also genau so geplant und umgesetzt werden.
Beitragsbild: Nick Keppol | flickr.com | CC by 2.0 | Ausschnitt
