Berufliche E-Mails schreiben: 5 Tipps für mehr Effizienz
Gestern feierte die E-Mail ihren 30. Geburtstag. Am 3. August 1984 erreichte die erste Internet-Nachricht Michael Rotert von der Universität Karlsruhe. Inhalt: „Willkommen in CSNET! Michael, This is your official welcome to CSNET.“ Das Schicksal der E-Mail scheint in dieser Nachricht beinah vorgezeichnet. Denn viele berufliche E-Mails, die heutzutage den Weg ins Posteingangsfach finden, sind nicht weniger inhaltsleer. In bewegten 30 Jahren wurde die E-Mail vom revolutionären Heilsbringer der Kommunikation zum Stör- und Stressfaktor des Berufsalltags.
Bei manchen Unternehmen gibt es sogar Sperrzeiten, in denen keine E-Mails empfangen werden können, um Mitarbeiter zu schonen. In anderen kommen die Arbeitnehmer nach zwei Wochen aus dem Urlaub und sind erst einmal zwei Stunden damit beschäftigt, sich durch eine dreistellige Zahl neuer Nachrichten zu klicken. Dabei könnte die berufliche Kommunikation so einfach sein, wenn man ein paar Regeln beachtet.
1. Berufliche E-Mails kurz und bündig halten
Es ist längst kein Geheimnis, dass berufliche E-Mails den Konzentrations- und Arbeitsfluss stören. Ein Grund mehr, keine „Romane“ zu schreiben, in denen genau eine relevante Information versteckt ist. Verschiedenen Quellen zufolge ist die „perfekte“ E-Mail genau 5 Sätze lang. Damit sei die Nachricht lang genug, um alle relevanten Informationen unterzubringen (und noch höflich zu sein) und kurz genug, um Nerven und Zeitkonto des Empfängers zu schonen.
2. Berufliche E-Mails ohne Emotionen
In beruflichen E-Mails haben Emotionen keinen Platz. Dies gilt insbesondere für aufgestauten Ärger, Wut oder Frust – vor allem in Kombination mit inflationär eingesetzten Ausrufezeichen und GROSSBUCHSTABEN!! In solchen Situationen kann es hilfreich sein, erst einmal durchzuatmen und erst einige Stunden später zu antworten. Auch der Einsatz von Emoticons ist im Rahmen der beruflichen Kommunikation mehr als fragwürdig. Zwinker-Smileys und Co. also lieber weglassen.
3. Gebrauch von CC und BCC
alle@dasganzeunternehmen.de ist selten eine gute Idee. Vor allem dann, wenn es sich um provokanten Inhalt handelt, der „alle“ dazu animiert, auf „an Alle antworten“ zu klicken. Ein sinnvoller Gebrauch der CC und BCC-Sparte kann viel dazu beitragen, die E-Mail-Flut einzudämmen. Als Faustregel gilt, dass es für den CC-Empfänger/BCC-Empfänger keine direkte Handlungsaufforderung gibt, die Information aus der Korrespondenz zwischen Absender und Empfänger jedoch von Bedeutung ist.
4. Sie haben Post
In einer kürzlich durchgeführten Umfrage des Marktforschungsinstituts YouGov kam heraus, dass jeder Deutsche pro Tag etwa 20 Mails erhält. Jedes Mal begleitet von einem blinkenden Briefumschlag oder gar einem Geräusch. Neugier und Pflichtgefühl sorgen dafür, sofort nachzuschauen. Viele Experten raten, sich zweimal am Tag Zeit für das Beantworten der E-Mails zu nehmen und diese dann systematisch abzuarbeiten, um sich in der übrigen Zeit konzentriert seinen anderen Aufgaben widmen zu können. Zudem kann es hilfreich sein, Benachrichtigungen auszustellen, um dadurch nicht immer wieder abgelenkt zu werden.
5. Worum es geht
In beruflichen E-Mails geht es nicht darum, sich selbst zu verwirklichen. Sondern ganz pragmatisch um den Informationsaustausch. Daher sollten berufliche E-Mails strukturiert aufgebaut sein, eine einfache Sprache pflegen, keine verschachtelten Sätze enthalten sowie einen klaren, aussagekräftigen Betreff statt „Guck mal …“.
04.08.2014
Siehe auch: Arbeitswelt 2020 – auf diese 10 Fähigkeiten kommt es an
Bild: Muhammad Ribkhan | pixabay.com
