Was tun, damit E-Mails keine Produktivitätsbremse sind?
Wir alle haben täglich damit zu tun: E-Mails. Es ist die Kommunikationsform unserer Zeit. Eigentlich positiv, oder? Schnell ein paar Sätze für Kunden oder Kollegen formuliert und in wenigen Sekunden landen diese beim Empfänger. Auf diesem Weg wird wirklich jeder schnell und effizient informiert. Was eigentlich positiv klingt, kann allerdings auch einen Nachteil mit sich bringen. E-Mails schreiben und lesen ist bei den meisten Jobs, vor allem im Vertrieb, eine tägliche Aufgabe. Doch was ist zu tun, damit E-Mails keine Produktivitätsbremse sind? Wie kannst du dafür sorgen, dass die Mailflut bewältigt wird, ohne dass diese dich aus der Arbeit heraus reißt?
Grundregeln für den E-Mail Umgang
E-Mails schreiben und empfangen gehört zwar für die meisten zum Alltag, aber keiner von uns hat dies gelernt. Der E-Mail-Verkehr im Berufsleben ist Alltag und wird sicherlich auch von deinem Arbeitgeber vorausgesetzt. Daher ist es wichtig, dass wir für uns selbst einen Weg finden, wie wir mit der E-Mail-Flut umgehen, damit E-Mails keine Produktivitätsbremse sind.
Hierzu müssen uns folgende Grundregeln bewusst sein:
- das eigene Bewusstsein schärfen, dass das E-Mail Senden meist dazu führt, dass eine Mailantwort zurückkommt: wer sendet, der empfängt auch
- Effizienz berücksichtigen: je nachdem, wie viele Leute ein Thema bearbeiten, ist es in manchen Fällen sinnvoller, statt einer E-Mail ein kurzes Meeting oder eine Telefonkonferenz abzuhalten, spart gegeben falls Zeit
- Verteiler: bewusste Entscheidung darüber, wie viele Personen tatsächlich im E-Mail-Verteiler sein müssen, wer die E-Mail tatsächlich benötigt
- Erleichterung verschaffen: optimiere den Betreff deiner Mail, damit die Empfänger direkt auf einen Blick entscheiden können, wie sie die Mail zu bearbeiten haben
- strukturierter Umgang: nicht nur das eigene Ordnersystem im Postfach hilft bei einer guten Strukturierung, auch beim Beantworten der Mails gilt ein strukturiertes Vorgehen, sowohl was den Inhalt als auch die Empfänger der Antwort betrifft
Damit E-Mails keine Produktivitätsbremse sind, brauchst du die richtige Technik
Im Umgang mit der E-Mail Flut kommt es auf die richtige Technik an, damit die E-Mails keine Produktivitätsbremse sind. Grundlegend ist es daher wichtig zu verstehen, dass Mails nicht nur gelesen werden, das kostet Zeit und ist nicht effizient. E-Mails werden bearbeitet und nicht nur gelesen, das ist die richtige Einstellung.
Tipps für eine gute Herangehensweise:
- E-Mails priorisieren und dementsprechend sortieren
- Betreffzeilen-Check zum Aussortieren von Spam Mails und Mails, die zu löschen sind
- gute Ordnerstruktur, um E-Mails richtig ablegen zu können
- festgelegte E-Mail-Zeiten, zum Beispiel dreimal am Tag
Je nachdem, wie sich das in deinem Job umsetzen lässt, hilft die richtige Herangehensweise dabei, dass E-Mails keine Produktivitätsbremse sind oder werden. In manchen Jobs lassen sich die festen E-Mail-Zeiten nicht so leicht umsetzen, dennoch ist es sinnvoll, sein Bewusstsein für Mails zu schärfen und sich klar zu machen, dass nicht jede Mail einer unmittelbaren Antwort bedarf sondern vielleicht auch warten kann, bis die Aufgabe erledigt ist, an der du gerade sitzt.
Titelbild: Adobe Stock; Jürgen Priewe
