Mitarbeiterwechsel im Vertrieb richtig planen

Auch die Vertriebsabteilungen sind, wie jede andere Abteilung, nicht vor einem gewissen Grad an Personalfluktuation gefeit. Allen Employer Branding und Mitarbeiterbindungsmaßnahmen zum Trotz gibt es Gründe, die einen Mitarbeiterwechsel bedingen. Außerdem scheiden Mitarbeiter aus natürlichen Gründen, zum Beispiel aufgrund ihres Alters, aus dem Unternehmen aus.

Mitarbeiterwechsel rechtzeitig vorbereiten

In jedem Fall gilt es, soweit möglich, rechtzeitig die Weichen zu stellen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Zum einen, um die internen Arbeitsabläufe nicht unnötig zu stören. Zum anderen, um die Kunden auch bei Veränderungsprozessen mitzunehmen. Gerade die wichtigsten Kunden reagieren oft sensibel, wenn der über Jahre immer gleiche Ansprechpartner, dem das Kundenvertrauen gilt, aus dem Unternehmen ausscheidet.

Grundsätzlich kann man von zwei unterschiedlichen Voraussetzungen ausgehen, nach denen man seine strategische Planung bei einem Mitarbeiterwechsel ausrichten kann.

• Negative Disposition:

Der Mitarbeiter wechselt zum Wettbewerb oder wird kurzfristig entlassen

Ausgehend von dieser Situation ist das Unternehmen in jedem Fall gezwungen, schnellstmöglich zu reagieren. Gerade bei einem Wechsel zu einem Wettbewerber droht die Gefahr, dass der scheidende Mitarbeiter wichtige Kunden „mitnimmt“.  Zwar gibt es grundsätzlich arbeitsvertragliche Regelungen, die genau diesen Umstand unterbinden sollen. Aber wer kann und darf schon den freien Willen des Kunden in Frage stellen? Und wenn der sich spätestens bei der nächsten Entscheidung aufgrund des Vertrauensverhältnisses zum ehemaligen Mitarbeiter dazu entschließt, den Anbieter zu wechseln, sieht man den Kunden so schnell nicht wieder.

Aufklärung verhindert Missverständnisse

Deshalb ist es notwendig, sofort zu reagieren. Jedes Zögern wird Kunden kosten. Die wichtigsten Kunden werden deshalb automatisch zur Chefsache. Anstatt auf den nächsten Kontakt zu warten, in der man den Kunden über die Situation aufklären kann, ist proaktives Handeln gefragt. Klären Sie den Kunden über einen Mitarbeiterwechsel auf. Eine Erwähnung, dass Sie sich für die Zeit bis ein entsprechender Nachfolger gefunden und eingearbeitet ist, persönlich um die Vorgänge des Kunden kümmern, drückt ihre Wertschätzung aus und vermittelt dem Kunden wirklich wichtig zu sein.

• Positive Disposition:

Der Mitarbeiter scheidet aus. Eine längere Planungsphase ist möglich.

Wenn ein Mitarbeiter auf absehbare Zeit, zum Beispiel aufgrund seines Alters, das Unternehmen verlässt, ist vieles einfacher. Jedenfalls insofern man sich rechtzeitig um eine entsprechende Übergangsplanung kümmert und diese konsequent umsetzt. Als erstes sollte man sich klar machen, dass das Vertrauen, das als Basis einer Geschäftsbeziehung dient, erst mit der Zeit wächst und sich in den seltensten Fällen 1:1 übertragen lässt. Daher ist es umso wichtiger, den Nachfolger so früh wie möglich in den Übergangsprozess zu integrieren.

Wenn keine unternehmensinterne Lösung vorhanden ist, heißt das im Zweifelsfall auch, eine entsprechende Neueinstellung mit Weitsicht und einer parallelen Übergangszeit von bis zu einem Jahr (branchenabhängig) zu planen. So kann man gewährleisten, dass sich der Nachfolger rechtzeitig in die Zusammenhänge und Strukturen einarbeiten kann.

Neuen Mitarbeiter persönlich vorstellen

Was zunächst nach einem hohen Kostenfaktor klingt, zahlt sich spätestens durch den Vertrauensübergang vom alten zum neuen Mitarbeiter und die so gewonnene nachhaltige Kundentreue aus. Um diesen Vertrauensübergang beim Kunden möglichst reibungslos zu gestalten, empfiehlt es sich zum Beispiel, dass der neue Vertriebsmitarbeiter in gemeinsamen Kundenterminen vom scheidenden Mitarbeiter persönlich vorgestellt wird.

Mitarbeiterwechsel vorbeugen

Was hier zunächst einfach und nach Binsenweisheiten klingt, wird in der Praxis tatsächlich oft vernachlässigt. Die Folge sind hohe Verluste durch verlorene Kunden, die durch einfache Maßnahmen hätten gehalten werden können. Wichtig ist vor allem, dass man rechtzeitig reagiert und die entsprechenden Schritte frühzeitig einleitet. Für den Wettbewerbsfall ist es allerdings noch besser, wenn sie dafür sorgen, dass sich ihre Mitarbeiter so wohl fühlen, dass ein Wechsel gar nicht erst in Frage kommt.

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