Warum Prozess-management heute so wichtig ist

In jedem Unternehmen gibt es festgelegte Prozesse richtig? Diese haben sich wahrscheinlich im Laufe der Zeit bewährt. Was passiert aber, wenn außerhalb des Unternehmens kontinuierliche Veränderungen und steter Wandel dafür sorgen, dass die internen Prozesse veraltet sind? Richtig – Prozessmanagement ist hier der Schlüssel!

Was gilt es zu erreichen?

Mit dem Prozessmanagement gilt es, die Anpassungsfähigkeit des eigenen Unternehmens möglich zu machen. Darüber hinaus geht es darum, Erfolg garantieren zu können. Wie sieht das tatsächlich aus?

Prozessmanagement – eine Definition

Geschäftsabläufe, Prozesse und Arbeitsschritte innerhalb eines Unternehmens wiederholen sich stetig in wiederkehrender Reihenfolge. Darüber hinaus sind Input und Output fest definiert. Die Fähigkeit diese Prozesse systematisch und regelmäßig an die erforderlichen strategischen Vorgaben und Rahmenbedingungen anzupassen beschreibt das Prozessmanagement. Dieses sorgt dafür, dass alle Bereiche und Abteilungen eines Unternehmens weiterhin funktionieren können.

Dynamik und Agilität als Voraussetzung

Sowohl in einzelnen Abteilungen und Bereichen ist Prozessmanagement wichtig, als auch unternehmensübergreifend. Auch wenn innerhalb der Vertriebsabteilung agiles Projektmanagement zum Erfolg führt, kann diese Funktionalität geschwächt werden, wenn das Prozessmanagement unternehmensübergreifend nicht richtig organisiert ist. Daher sind Agilität und Dynamik für das gesamte Unternehmen Voraussetzungen, damit für Unternehmenserfolg gesorgt werden kann, auch wenn die äußeren Bedingungen sich verändern.

Analyse als Anfang

Je größer das Unternehmen, desto größer die Anzahl an zugrundeliegenden Prozessen. Diese zu steuern und anzupassen ist hier die Herausforderung. Daher ist es wichtig sich bewusst zu machen, dass die Größe und Komplexität eines Unternehmens dafür sorgt, dass mehr Prozesse für das Management zu berücksichtigen sind.

Schüsselprozesse identifizieren

Am Anfang gilt es die Schlüsselprozesse des Unternehmens zu identifizieren, die für den Unternehmenserfolg unerlässlich sind. Diese Schlüsselprozesse werden gesondert betrachtet und müssen daher, aus allen anderen Prozessen herausgefiltert werden.

Kennzahlen ableiten

Um Schlüsselprozesse im Unternehmen identifizieren zu können, gilt es unterschiedliche Bereiche zu analysieren. Im Anschluss werden daraus Kennzahlen für das Prozessmanagement abgeleitet. Zu diesen Bereichen gehören:

• Finanzen
• Kunden
• Prozesse
• Mitarbeiter

Um entsprechende KPIs festzulegen, müssen diese Bereiche anhand der Messbarkeit analysiert werden. Außerdem sind neben Umsätzen und Gewinn auch Kundenzufriedenheit, Effektivität, Produktivität, Qualifikation und Motivation mögliche KPIs. Aus diesen einzelnen Bereichen wiederum werden dann Sub-Ziele abgeleitet, welche zur Umsetzung der Gesamtstrategie beitragen sollen.

Partizipation ist für Prozessmanagement entscheidend

Neben den Zahlen und Fakten ist ein Bereich für das Prozessmanagement entscheidend: die Partizipation. Die Mitarbeiter müssen stärker eingebunden werden, um den Erfolg des Unternehmens steigern zu können. Daher ist es wichtig, dass die Strategie und die daraus resultierenden Ziele für alle Mitarbeiter transparent und verständlich dargestellt werden.

Eine Prozesslandkarte als Grundlage

Um für Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu sorgen, ist eine Prozesslandkarte anzuwenden. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens ganzheitlich ab. Darüber hinaus ist es sinnvoll, die Prozesse in Gruppen zu unterteilen. Aus diesem Grund wird die Unterteilung der Prozesse in folgende drei Bereiche empfohlen:

• Leistungsprozesse
• Supportprozesse
• Managementprozesse

Hierbei handelt es sich um das strategische Prozessmanagement, welches auf die langfristige Vision abzielt. Außerdem werden Kernprozesse und Prozessziele hier bereits definiert. Gleichzeitig findet eine regelmäßige Überprüfung von Prozessen, Zielen und der Umsetzbarkeit statt, um das Prozessmanagement möglichst agil und dynamisch auszusteuern.

Operatives Prozessmanagement zur Unterstützung

Das operative Prozessmanagement umfasst hingegen Planung, Ausführung, Kontrolle und Optimierung der Geschäftsprozesse für einen festgelegten Zeitraum. Beide Bereiche, sowohl der strategische als auch der operative, müssen hierbei natürlich aufeinander abgestimmt sein und ineinandergreifen.

Prozessmanagement als Erfolgsfaktor im Vertrieb

Auf den ersten Blick sieht es danach aus, als ob das Prozessmanagement im Zentrum des ganzen Unternehmens steht. Natürlich ist es ein wichtiger Faktor für den Unternehenserfolg. Dennoch steht der Kunde und dessen Zufriedenheit im Zentrum.

Kundenzufriedenheit als oberstes Ziel

Aus diesem Grund sind Prozesse innerhalb der Vertriebsabteilung ein wichtiges Mittel, um Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Daher müssen Prozesse in dieser Abteilung festgelegt sein, gleichzeitig aber auch agil und dynamisch bleiben, um so auf stetig wechselnde Anforderungen reagieren zu können.

Titelbild: Adobe Stock; WrightStudio