Telefonakquise: Richtig organisieren und verwalten

Gehören auch Sie zu den Vertrieblern, die Ihre Erstkontakte zu potenziellen Kunden am Telefon herstellen? In vielen Branchen ist es nicht nur die Telefonakquise, sondern fast die komplette Kundenbetreuung. Es gibt Firmen, die eine spezielle Software zur Verwaltung der Kundendaten haben. Zum Teil sind diese mit Funktionen wie „Wiedervorlage“, „Archivierung der vorherigen Gesprächsergebnisse“ etc. ausgestattet.

In der Telefonakquise Kontakte professionell pflegen

Gerade in kleineren Unternehmen fehlt es häufig an solcher Software, die auch nicht unbedingt erforderlich ist. Man kann seine Kundendaten auch sehr gut über „Outlook“ oder vergleichbare Programme verwalten. Allerdings nützt die ganze Technik nichts, wenn Sie nicht professionell an die Telefonakquise herangehen und vor allem diszipliniert Ihre Kontakte pflegen.

Es empfiehlt sich, im Vorfeld Themen im Bereich der Bedarfsanalyse festzulegen, die Sie beim Kunden erfragen wollen, um sich darauf aufbauend Ihr Verkaufsgespräch zu erleichtern. Richten Sie sich dafür in Ihrer persönlichen Datenbank Felder ein, möglichst so, dass Sie später mit einer Suchfunktion leicht selektieren können. Dies ist auch schon bei einer Exceldatei möglich.

● Prioritätenfeld

Vergeben Sie ein Feld für die Wichtigkeit des Kunden. Etwa: „A-Kunden“ = Kunden, mit hohem Umsatz, sehr wichtig, beauftragen regelmäßig, „B-Kunden“ = Kunden, die nur selten bestellen, geringes Auftragsvolumen, „C-Kunden“ = Kunden, die noch nie bestellt haben.

● Ergebnisfeld

Außerdem empfehle ich Ihnen, in einem Feld Ergebnisse festzuhalten. Wie: Auftrag, Angebot, allgemeiner Infoversand, Interesse im II. Quartal, kein Interesse, Ausschuss (weil Firma erloschen etc.)

● Wiedervorlagefeld

Richten Sie ein Feld ein, in dem Sie das Datum für den nächsten Anruf eintragen können. Auch bei Kunden, die eindeutig „kein Interesse“ haben, kann es sinnvoll sein, in einem halben Jahr wieder anzurufen.

● Gesprächsnotizen

Vergessen Sie nicht, sich ein Feld für persönliche Gesprächsnotizen einzurichten. Hier können Sie die Ergebnisse Ihres Telefonats stichwortartig zusammen fassen. Es macht einen sehr guten Eindruck, diese Informationen in Ihrem nächsten Telefonat zu verwenden. Wie etwa: „Bei unserem letzten Gespräch sagten Sie mir, dass Sie im Rahmen einer Umstrukturierung in Ihrem Unternehmen eine komplett neue Software erhalten. Hat denn alles gut geklappt? Sind die Maßnahmen mittlerweile abgeschlossen?“ Sie zeigen damit Ihr Interesse am Kunden, was schon Ihr erstes Verkaufsargument ist.

● Ansprechpartner

Notieren Sie sich bei Ihren Ansprechpartnern deren Position. Überprüfen Sie Namen auf korrekte Schreibweise. Vor allem notieren Sie sich den Namen der Sekretärin. Sie ist wichtig für Sie. Nur durch sie kommen Sie an den Ansprechpartner. Überlegen Sie auch, wer Ihnen in dem betreffenden Unternehmen wohl gesonnen ist und sich vielleicht für Sie einsetzen kann.

Bei der Telefonakquise Wiedervorlagen und Zeitfenster planen

Hinsichtlich des Wiedervorlagedatums gibt es auch einiges zu beachten. Wenn Ihnen der Kunde sagt, Sie sollen sich im März melden, weil dann wieder etwas bestellt werden könnte, kann es durchaus sinnvoll sein, bereits im Februar nachzufragen. Denn meist fangen die Planungen früher an und Sie sind im März schon zu spät dran.

Wenn ein Kunde Ihnen kein genaues Datum nennen kann, schlagen Sie vor, sich nach einer gewissen Zeit unverbindlich zu melden. Der Zeitabstand ist abhängig von der Branche, in der Sie arbeiten. Wie schnell kann sich die Auftragslage ändern? Legen Sie sich nicht zu viele Wiedervorlagen auf einen Tag. Wie viele Anrufe können Sie tatsächlich schaffen? Bedenken Sie dabei auch die vergeblichen Versuche, wenn der Ansprechpartner z. B. gar nicht im Haus ist, in einer Besprechung sitzt oder es einfach besetzt ist.

Planen Sie konkrete Zeitfenster für Ihre Telefonakquise ein. Machen Sie es nicht nebenher. Geben Sie der Akquise die Wertigkeit, die ihr zusteht. Wann sind Ihre Kunden am besten erreichbar? Morgens zwischen 09:00 und 12:00 Uhr? Oder am späten Nachmittag zwischen 16:00 und 19:00 Uhr?

Generelles zur Telefonakquise

Machen Sie nicht gleich eine Pause oder geben Sie nicht sofort auf, wenn Sie drei erfolglose Telefonate hatten. Meist muss man sich sowieso erst „warm“ telefonieren. Fangen Sie mit Kundenkontakten an, die Sie bereits kennen oder die nicht so wichtig sind. Telefonieren Sie mindestens 2 Stunden am Stück. Dann schaffen Sie wirklich etwas. Wenn Sie häufig unterbrechen, benötigen Sie immer wieder Zeit, um „rein zu kommen“. Sie müssen sich wieder neu konzentrieren. Daher, halten Sie durch.

Um sich zu motivieren, markieren Sie die Kontakte, die Sie geschafft haben, farbig. Orientieren Sie sich nicht an den negativen, sondern an den positiven Gesprächen. Gespräche können auch dann positiv sein, wenn Sie zwar kein Ergebnis erzielen konnten, jedoch ein angenehmes Gespräch hatten. Bleiben Sie konsequent. Halten Sie sich an Ihre festen Zeiten. Der Erfolg wird Ihnen Recht geben.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg!

Christiane Vollmers
VOLLMERS, Training & Consulting

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